รับรองเอกสารบริษัท (Corporate Documents)

ทีมงานของเราติดตามการเปลี่ยนแปลงของข้อกำหนดในต่างประเทศอย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะการที่ประเทศไทยเริ่มใช้ระบบ Apostille ตามอนุสัญญากรุงเฮก ซึ่งทำให้บางเส้นทางการรับรองสั้นลงและประหยัดค่าใช้จ่ายกว่าการรับรองผ่านสถานทูตแบบเดิม เราจึงแนะนำเส้นทางที่เหมาะสมและทันสมัยที่สุดให้ลูกค้าแต่ละรายเสมอ ปรึกษาเราได้ที่โทร 080-5578887 หรือ LINE @NAATI ก่อนเริ่มดำเนินการทุกครั้ง

บริษัท NOTARY & APOSTILLE TRANSLATION INTERPRETERS (NAATI) CO., LTD. รับรองเอกสารนิติบุคคลครบชุด ตรวจสอบอำนาจการลงนาม จัดทำคำแปลรับรอง และประสานกงสุล/Apostille ให้ดีลข้ามพรมแดนเดินหน้าได้ตามกำหนด โดยทีมทนายที่เข้าใจธุรกรรมองค์กร

ติดต่อทีมองค์กรได้ที่โทร 080-5578887, LINE @NAATI หรืออีเมล contact@naati.co.th เราจัดชุดเอกสารรับรองที่ตรวจสอบย้อนกลับได้สำหรับ KYC และ due diligence

การขยายธุรกิจไปต่างประเทศต้องยื่นเอกสารนิติบุคคลของบริษัทไทยต่อนายทะเบียนของประเทศปลายทาง เอกสารหลักได้แก่ หนังสือรับรองบริษัท หนังสือบริคณห์สนธิ (MOA) ข้อบังคับบริษัท และบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น ซึ่งต้องผ่านการรับรองโดยทนาย Notary Public ก่อนนำไปรับรองกงสุลหรือขอ Apostille ตามที่ประเทศปลายทางกำหนด

เราจัดเตรียมชุดเอกสารให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของแต่ละเขตอำนาจ เช่น การจัดตั้งบริษัทลูกในสิงคโปร์ การเปิดสาขาในสหรัฐ หรือการลงทะเบียนตัวแทนในตะวันออกกลาง พร้อมคำแปลรับรองเป็นภาษาราชการของปลายทางเมื่อจำเป็น

ธุรกรรมข้ามพรมแดนหลายรายการต้องใช้มติที่ประชุมคณะกรรมการหรือผู้ถือหุ้นที่รับรองว่าเป็นมติจริง รวมถึงหนังสือมอบอำนาจนิติบุคคลที่ให้ตัวแทนไปดำเนินการแทนบริษัท ทนายจะรับรองว่ากรรมการผู้มีอำนาจได้ลงนามต่อหน้าจริง และตรวจสอบอำนาจการลงนามจากหนังสือรับรองล่าสุด

จุดที่มักผิดพลาดคือผู้ลงนามไม่ใช่กรรมการผู้มีอำนาจตามที่จดทะเบียน หรือจำนวนกรรมการที่ลงนามไม่ครบเงื่อนไข ‘ลงนามร่วม’ เราตรวจข้อบังคับและหนังสือรับรองก่อนเสมอเพื่อป้องกันการถูกปฏิเสธที่ปลายทาง

สถาบันการเงินต่างประเทศกำหนดกระบวนการ KYC ระดับองค์กรที่เข้มงวด ต้องใช้สำเนารับรองของหนังสือรับรอง โครงสร้างผู้ถือหุ้น ผู้รับผลประโยชน์ที่แท้จริง (UBO) และเอกสารระบุตัวตนของกรรมการ การรับรองโดย Notary ทำให้ธนาคารยอมรับชุดเอกสารโดยไม่ต้องเห็นต้นฉบับตัวจริง

สำหรับการควบรวม การลงทุน หรือการทำ due diligence เราจัดชุดเอกสารรับรองครบถ้วนในรูปแบบที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ พร้อมประสานขั้นตอนกงสุล/Apostille ต่อเนื่อง เพื่อให้ดีลเดินหน้าได้ตามกำหนดเวลา

หนังสือรับรองบริษัท (Company Affidavit) จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า • หนังสือบริคณห์สนธิ (Memorandum of Association / MOA) • มติที่ประชุมคณะกรรมการ (Board Resolution) และรายงานการประชุมผู้ถือหุ้น • หนังสือมอบอำนาจกรรมการ (Corporate POA) • งบการเงินและหนังสือรับรองสถานะทางการเงิน • สัญญาการค้า ตัวแทนจำหน่าย และข้อตกลงร่วมทุน

ตั้งบริษัทลูกหรือสาขาในต่างประเทศ • เปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคลในต่างประเทศ • เข้าประมูลงานหรือลงทะเบียนผู้ค้ากับหน่วยงานต่างประเทศ • จดทะเบียนเครื่องหมายการค้า/สิทธิบัตรในต่างประเทศ • ทำสัญญาตัวแทนจำหน่ายหรือร่วมทุนกับคู่ค้าต่างชาติ • ยืนยันอำนาจกรรมการเพื่อลงนามเอกสารข้ามประเทศ

เราเริ่มจากตรวจเอกสารนิติบุคคลและอำนาจกรรมการ รับรองสำเนาถูกต้องและ/หรือรับรองลายมือชื่อกรรมการต่อหน้าทนาย จากนั้นแปลเป็นภาษาที่ประเทศปลายทางกำหนด และประสานรับรองต่อที่กรมการกงสุลและ Apostille/สถานทูต ครบจบในที่เดียว เหมาะทั้งบริษัทไทยที่ขยายไปต่างประเทศและบริษัทต่างชาติที่ต้องใช้เอกสารในไทย

หนังสือรับรองบริษัทที่ออกโดยกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) เป็นเอกสารตั้งต้นที่สำคัญที่สุดในการยืนยันสถานะนิติบุคคล เพราะระบุชื่อบริษัท เลขทะเบียน วันที่จดทะเบียน ทุนจดทะเบียน รายชื่อกรรมการ และอำนาจการลงนามผูกพันบริษัท เมื่อบริษัทต้องทำธุรกรรมกับหน่วยงานต่างประเทศ คู่ค้า หรือธนาคารในต่างแดน หน่วยงานเหล่านั้นไม่สามารถตรวจสอบฐานข้อมูล DBD ได้โดยตรง จึงต้องอาศัยการรับรองสำเนาถูกต้องโดยทนายความ Notary Public เพื่อยืนยันว่าเอกสารเป็นของแท้และตรงกับต้นฉบับที่ออกโดยราชการไทย

เราแนะนำให้ขอหนังสือรับรองบริษัทที่มีอายุไม่เกิน 30 วันก่อนนำมารับรอง เพราะหลายประเทศกำหนดเรื่อง 'ความสดใหม่' ของเอกสาร (recency requirement) หากเอกสารเก่าเกินไปอาจถูกปฏิเสธ เราตรวจสอบวันที่ออกและความครบถ้วนของตราประทับราชการให้ก่อนเริ่มกระบวนการรับรองทุกครั้ง

หนังสือบริคณห์สนธิ (Memorandum of Association) และข้อบังคับบริษัท (Articles of Association) เป็นเอกสารที่กำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขตธุรกิจ โครงสร้างทุน และกฎการบริหารภายในของบริษัท หน่วยงานกำกับในต่างประเทศ นักลงทุน และผู้ร่วมทุนมักขอ MOA ที่รับรองแล้วเพื่อประเมินว่าบริษัทมีอำนาจตามกฎหมายในการทำธุรกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือไม่ เรารับรองสำเนาถูกต้องพร้อมแปลเป็นภาษาปลายทาง โดยรักษาการเรียงลำดับข้อและเลขมาตราให้ตรงกับต้นฉบับเพื่อให้ทนายหรือหน่วยงานปลายทางอ้างอิงได้ทันที

สำหรับบริษัทที่มีผู้ถือหุ้นต่างชาติหรือโครงสร้างกลุ่มบริษัท (holding structure) เรายังช่วยรับรองบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) และผังโครงสร้างการถือหุ้น เพื่อให้ธนาคารและหน่วยงานต่างประเทศเห็นห่วงโซ่ความเป็นเจ้าของที่แท้จริง (Ultimate Beneficial Owner) ซึ่งเป็นข้อกำหนดสำคัญของกระบวนการ KYC/AML ในปัจจุบัน

มติที่ประชุมคณะกรรมการ (Board Resolution) คือหลักฐานว่าการตัดสินใจสำคัญ เช่น การเปิดบัญชีธนาคารต่างประเทศ การกู้ยืม การลงทุน การตั้งบริษัทลูก หรือการแต่งตั้งผู้มีอำนาจลงนาม ได้ผ่านความเห็นชอบของคณะกรรมการตามกฎหมายและข้อบังคับบริษัทแล้ว ธนาคารและคู่สัญญาต่างประเทศจะไม่ดำเนินการให้จนกว่าจะเห็นมติที่ระบุชัดเจนว่าใครมีอำนาจทำอะไร ในวงเงินเท่าใด และมีเงื่อนไขอย่างไร เราช่วยตรวจถ้อยคำของมติให้สอดคล้องกับสิ่งที่ปลายทางต้องการก่อนรับรอง

หากกรรมการอยู่คนละประเทศ เราจัดรูปแบบการลงนาม (รวมถึงการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์และการลงนามหลายฉบับ — counterparts) ให้ถูกต้องตามกฎหมายไทย พร้อมรับรองลายมือชื่อกรรมการแต่ละท่านและรวมเป็นชุดเดียวสำหรับการรับรองต่อเนื่อง

เมื่อกรรมการไม่สามารถเดินทางไปทำธุรกรรมด้วยตนเองในต่างประเทศ บริษัทมักออกหนังสือมอบอำนาจนิติบุคคล (Corporate Power of Attorney) ให้ตัวแทน เช่น ทนายความ ผู้จัดการสาขา หรือพันธมิตรท้องถิ่น ดำเนินการแทน หนังสือมอบอำนาจประเภทนี้ต้องระบุขอบเขตอำนาจอย่างรัดกุม และมักต้องรับรองลายมือชื่อกรรมการโดยทนาย Notary Public เพื่อให้ปลายทางมั่นใจว่าผู้ลงนามมีอำนาจผูกพันบริษัทจริง เราช่วยร่างและตรวจถ้อยคำให้ครอบคลุมงานที่ต้องทำ โดยไม่เปิดช่องให้ใช้อำนาจเกินขอบเขต

การเปิดบัญชีธนาคารนิติบุคคลในต่างประเทศเป็นงานที่ต้องใช้เอกสารรับรองมากที่สุดกรณีหนึ่ง ธนาคารมักขอชุดเอกสารครบ ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัท MOA บัญชีผู้ถือหุ้น มติคณะกรรมการอนุมัติเปิดบัญชี หนังสือมอบอำนาจผู้มีอำนาจสั่งจ่าย และสำเนาพาสปอร์ตของกรรมการและผู้ถือหุ้นรายใหญ่ ทั้งหมดต้องรับรองโดย Notary Public และมักต้องรับรองกงสุลหรือ Apostille ต่อ เราจัดชุดเอกสารทั้งหมดให้สอดคล้องกับ checklist ของธนาคารแต่ละแห่ง เพื่อลดการตีกลับและการขอเอกสารเพิ่ม

การจัดตั้งบริษัทลูก สาขา หรือสำนักงานตัวแทนในต่างประเทศ หน่วยงานทะเบียนพาณิชย์ของประเทศปลายทางจะขอเอกสารของบริษัทแม่ที่รับรองแล้ว เพื่อยืนยันว่ามีตัวตนและมีอำนาจก่อตั้งนิติบุคคลใหม่ เอกสารที่ใช้บ่อยได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทแม่ MOA มติจัดตั้งบริษัทลูก และหนังสือมอบอำนาจให้ผู้ก่อตั้งในท้องถิ่น เราประสานทั้งการแปล การรับรอง Notary และการรับรองกงสุล/Apostille ให้เป็นชุดเดียวที่พร้อมยื่นจดทะเบียนในต่างประเทศ

บริษัทไทยที่ต้องการเข้าประมูลงานภาครัฐหรือเอกชนในต่างประเทศ หรือขึ้นทะเบียนเป็นผู้ค้า (Vendor Registration) กับองค์กรระหว่างประเทศ มักต้องส่งเอกสารคุณสมบัติที่รับรองแล้ว เช่น หนังสือรับรองบริษัท งบการเงินย้อนหลัง ใบรับรองผลงาน (Track Record) และหนังสือรับรองสถานะทางการเงินจากธนาคาร การรับรองโดย Notary Public พร้อมรับรองต่อเนื่องช่วยให้เอกสารผ่านการตรวจคุณสมบัติ (pre-qualification) ได้ราบรื่นและตรงตามกำหนดเวลาซองประมูล

การจดทะเบียนเครื่องหมายการค้า สิทธิบัตร หรือลิขสิทธิ์ในต่างประเทศมักต้องใช้หนังสือมอบอำนาจให้ตัวแทนสิทธิบัตรท้องถิ่น (IP Agent) และเอกสารยืนยันความเป็นเจ้าของสิทธิ์ที่รับรองแล้ว บางประเทศกำหนดให้หนังสือมอบอำนาจต้องผ่านการรับรอง Notary และ Legalization ก่อนยื่นต่อสำนักงานทรัพย์สินทางปัญญา เราจัดเตรียมและรับรองเอกสารเหล่านี้ให้ตรงตามข้อกำหนดของแต่ละสำนักงาน เพื่อรักษาวันยื่นคำขอ (filing date) ซึ่งมีผลต่อสิทธิ์ก่อนหลัง

เอกสารนิติบุคคลไทยส่วนใหญ่ออกเป็นภาษาไทย จึงต้องแปลเป็นภาษาอังกฤษหรือภาษาราชการของประเทศปลายทางก่อนใช้งาน การแปลเอกสารบริษัทต้องใช้คำศัพท์กฎหมายและการเงินที่ถูกต้อง เช่น 'ทุนจดทะเบียน' 'กรรมการผู้มีอำนาจ' 'มติพิเศษ' เพราะการแปลผิดเพียงคำเดียวอาจทำให้ความหมายด้านอำนาจเปลี่ยนไปและเอกสารถูกปฏิเสธ เรามีนักแปลที่เชี่ยวชาญเอกสารนิติบุคคลโดยเฉพาะ และรับรองคำแปลควบคู่กับการรับรองเอกสารต้นฉบับในที่เดียว

เอกสารนิติบุคคลที่จะใช้ในต่างประเทศมักต้องผ่านหลายชั้น เริ่มจากการรับรองโดยทนาย Notary Public จากนั้นรับรองที่กองสัญชาติและนิติกรณ์ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ และขั้นสุดท้ายคือ Apostille (สำหรับประเทศสมาชิกอนุสัญญากรุงเฮก) หรือรับรองที่สถานทูตของประเทศปลายทาง (สำหรับประเทศนอกอนุสัญญา) ตั้งแต่ไทยเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille หลายกรณีจึงสั้นลง เราวางลำดับที่ถูกต้องให้ตามประเทศปลายทาง เพื่อไม่ให้เกิดการทำซ้ำหรือข้ามขั้นจนถูกตีกลับ

สาเหตุที่เอกสารบริษัทถูกปฏิเสธบ่อยที่สุดคือ ชื่อบริษัทในเอกสารแต่ละฉบับไม่ตรงกัน (สะกดต่างกันระหว่างภาษาไทยกับอังกฤษ) เอกสารเก่าเกินกำหนด อำนาจกรรมการไม่ครบตามข้อบังคับ หรือคำแปลใช้ศัพท์กฎหมายไม่ถูกต้อง เราตรวจสอบความสอดคล้องของชื่อ เลขทะเบียน วันที่ และอำนาจลงนามข้ามทุกฉบับก่อนรับรอง พร้อมยืนยันข้อกำหนดเฉพาะของปลายทาง เช่น จำนวนสำเนา รูปแบบตราประทับ และภาษาที่ต้องใช้ เพื่อให้ผ่านในครั้งเดียว

การรับรอง Notary สำหรับเอกสารบริษัทโดยทั่วไปเสร็จภายในวันเดียวเมื่อเอกสารครบ ส่วนการรับรองกงสุลและ Apostille ใช้เวลาตามคิวของกรมการกงสุล เรามีบริการเร่งด่วนและบริการรับส่งเอกสารทั่วประเทศและจัดส่งทั่วโลก สิ่งที่ควรเตรียม ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัทฉบับล่าสุด MOA/ข้อบังคับ บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น สำเนาพาสปอร์ต/บัตรประชาชนของกรรมการผู้ลงนาม และรายละเอียดประเทศปลายทางพร้อมวัตถุประสงค์การใช้งาน เพื่อให้เราวางแผนขั้นตอนและงบประมาณได้แม่นยำตั้งแต่ต้น