รับรองเอกสารไปจีน

หลังจีนเข้าเป็นภาคี Apostille เอกสารไทยที่ใช้ในจีนแผ่นดินใหญ่ไม่ต้องผ่านสถานทูตจีนอีกต่อไป แต่ทำ Apostille ที่กรมการกงสุลแทน ขั้นตอน: (1) รับรอง Notary/ต้นฉบับ (2) Apostille กรมการกงสุล (3) แปลจีนตัวย่อพร้อมคำรับรอง หมายเหตุ: ฮ่องกงและมาเก๊าใช้ระบบ Apostille แยกอยู่ก่อนแล้ว เราตรวจปลายทางให้ชัดก่อนดำเนินการ

วีซ่าทำงาน Z ต้องยื่นวุฒิ ใบตรวจประวัติอาชญากรรม และใบรับรองการทำงานพร้อม Apostille และคำแปลจีน ส่วนเอกสารธุรกิจ (หนังสือรับรองบริษัท หนังสือมอบอำนาจ สัญญา) มักต้อง Apostille ก่อนจดทะเบียนหรือทำนิติกรรมในจีน เราแปลด้วยคำศัพท์ที่หน่วยงานจีนยอมรับและจัดรับรองครบ

มหาวิทยาลัยจีนขอวุฒิและทรานสคริปต์พร้อมคำแปลจีน ส่วนการสมรสกับพลเมืองจีนต้องแปลหนังสือรับรองโสดและสูติบัตร การถอดชื่อไทยเป็นจีนต้องสอดคล้องกับพาสปอร์ตและเอกสารเดิม เราใช้นักแปลที่แม่นทั้งจีนตัวย่อและการถอดชื่อ เพื่อให้ทุกฉบับตรงกัน

จุดพลาดที่พบบ่อย: (1) ยังเข้าใจว่าต้องผ่านสถานทูตจีน (ปัจจุบันใช้ Apostille) (2) สับสนปลายทางแผ่นดินใหญ่/ฮ่องกง/มาเก๊า (3) ถอดชื่อจีนไม่ตรงพาสปอร์ต (4) ขาด Apostille (5) แปลไม่ครบทุกตรา เรามี checklist เฉพาะจีนและตรวจสองชั้น ด้านราคา คำแปลจีนเริ่มต้นราว 600–1,000 บาท/หน้า Apostille มีค่าธรรมเนียมราชการ + ดำเนินการ งานปกติ 3–5 วันทำการ ด่วนได้ จัดส่งในประเทศเริ่ม 100 บาท ต่างประเทศ 800–1,500 บาท ส่งไฟล์รับใบเสนอราคาก่อนเริ่มงานได้ฟรี

ประเทศไทยยังไม่ได้เป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (Hague 1961) เอกสารไทยจึงต้องผ่านการรับรองนิติกรณ์ (legalization) โดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศไทย ก่อน แล้วจึงนำไปรับรองซ้ำที่สถานเอกอัครราชทูตของประเทศปลายทางในกรุงเทพฯ เส้นทางมาตรฐานคือ ผู้แปล/ทนายรับรอง → กรมการกงสุลไทย → สถานทูตปลายทาง เราวางลำดับให้ถูกต้องตั้งแต่ต้นเพื่อไม่ให้เอกสารถูกตีกลับและเสียเวลารอบใหม่ แม้จีนจะเข้าเป็นภาคี Apostille เมื่อ 7 พฤศจิกายน 2566 แต่เอกสารไทยยังต้องรับรองนิติกรณ์ผ่านกรมการกงสุลไทยและสถานเอกอัครราชทูตสาธารณรัฐประชาชนจีนประจำกรุงเทพฯ (ถนนรัชดาภิเษก) เพราะไทยยังไม่ใช่ภาคี การรับรองนี้เรียกว่า 认证 (authentication)

จีนแบ่งวีซ่าเป็นหลายประเภท เช่น Z (ทำงาน) X1/X2 (เรียน) Q1/Q2 (เยี่ยมครอบครัว) และ S (ครอบครัวผู้ทำงาน) วีซ่า Z ต้องมีใบอนุญาตทำงาน (Notification of Work Permit) และเอกสารวุฒิกับประวัติอาชญากรรมที่ผ่านการรับรอง 认证 ครบถ้วน เราแปลจีนหรืออังกฤษรับรองและวางลำดับรับรองให้ตรงข้อกำหนดของหน่วยงานตรวจคนเข้าเมืองจีน

ผู้จะเรียนต่อหรือทำงานสายวิชาชีพในจีนอาจต้องให้ Chinese Service Center for Scholarly Exchange (CSCSE) ตรวจสอบวุฒิ ซึ่งต้องอ้างอิงทรานสคริปต์และปริญญาบัตรที่แปลและรับรองอย่างถูกต้อง เราระบุชื่อสถาบัน ระบบเกรด และปีการศึกษาให้ชัดเจน พร้อมแปลชื่อหลักสูตรให้ตรงกับที่ใช้ในระบบการศึกษาจีนเพื่อลดการสอบถามเพิ่มเติม

การตั้งบริษัท ร่วมทุน หรือทำสัญญาการค้ากับคู่ค้าจีน มักต้องใช้หนังสือรับรองบริษัท หนังสือมอบอำนาจ และมติที่ประชุมที่ผ่านการรับรองลายมือชื่อโดยทนายผู้ทำคำรับรอง แล้วรับรองนิติกรณ์และ 认证 ที่สถานทูตจีน เราจัดครบตั้งแต่แปลจนถึงประสานลำดับการรับรอง เพื่อให้เอกสารใช้จดทะเบียนกับหน่วยงานจีน เช่น AMR ได้ทันกำหนด

คำแปลจีนหรืออังกฤษรับรองเริ่มต้นราว 600 ถึง 1,000 บาทต่อหน้า ขึ้นกับความซับซ้อนของภาษา การรับรองนิติกรณ์และ 认证 มีค่าธรรมเนียมราชการและค่าสถานทูตต่อฉบับ งานปกติ 3 ถึง 6 วันทำการ มีบริการด่วน จัดส่งในประเทศเริ่ม 100 บาท และส่งไปจีนผ่านผู้ให้บริการระหว่างประเทศ พร้อมไฟล์ดิจิทัลก่อนส่งฉบับจริง

จีนแผ่นดินใหญ่เข้าเป็นภาคี Apostille เมื่อ 7 พฤศจิกายน 2023 ผู้ออก Apostille คือกระทรวงการต่างประเทศจีน (MFA) และสำนักงานการต่างประเทศระดับมณฑล (Foreign Affairs Offices) แต่เอกสารไทยที่จะใช้ในจีนยังต้องผ่านกรมการกงสุลไทยและสถานทูตจีนประจำกรุงเทพฯ (China Visa Application Service Center) เนื่องจากไทยยังไม่ใช่ภาคี เราจัดเส้นทางให้ตรงกับที่หน่วยงานจีนปลายทางยอมรับ

เอกสารไทยไปจีนใช้กับวีซ่าทำงาน (Z visa) พร้อม Work Permit Notification จากสำนักงานทรัพยากรมนุษย์ วีซ่าครอบครัว (Q1/Q2) วีซ่าเรียน (X1/X2) และการจดทะเบียนสมรสไทย-จีน ทุกกรณีต้องแนบวุฒิการศึกษา ผลตรวจประวัติ และใบรับรองแพทย์ พร้อมคำแปลจีนรับรองและรับรองนิติกรณ์ครบชั้น

หน่วยงานจีนมักต้องการคำแปลภาษาจีน (ตัวย่อ) ที่จัดทำโดยบริษัทแปลที่มีตราประทับทางการ (翻译专用章) หรือคำแปลที่ผ่านการรับรองนิติกรณ์ เราจัดคำแปลจีนโดยนักแปลเจ้าของภาษาและถอดชื่อตามระบบพินอินให้ตรงกับหนังสือเดินทางและเอกสารทะเบียนบ้านของฝ่ายจีน เพื่อลดปัญหาการปฏิเสธที่สำนักงานทะเบียน

สำหรับทำงานในจีน ใบวุฒิและทรานสคริปต์ต้องผ่านการรับรองและมักต้องตรวจสอบผ่าน CSCSE (Chinese Service Center for Scholarly Exchange) หรือ CHSI สำหรับผู้จบจากจีน ส่วนวุฒิไทยต้องแปลจีนและรับรองก่อนยื่นขอ Work Permit เราจัดคำแปลระบุสาขาวิชาและระดับปริญญาตามระบบคุณวุฒิไทยให้ชัดเจน

ข้อผิดพลาดที่ทำให้ถูกตีกลับคือการถอดชื่อพินอินไม่ตรงกับเอกสารฝ่ายจีน การใช้คำแปลอังกฤษทั้งที่หน่วยงานขอจีน และผลตรวจประวัติที่เกิน 6 เดือน เราประสานการถอดชื่อกับฝ่ายจีนและควบคุมกรอบเวลาให้เอกสารมีอายุใช้งานพอดี

จีนเข้าเป็นภาคี Apostille ตั้งแต่ 7 พฤศจิกายน 2023 มีผล 11 พฤศจิกายน 2023 เอกสารจีนไปประเทศภาคีใช้ Apostille จาก MFA จีนหรือ Foreign Affairs Office ระดับมณฑล ส่วนเอกสารไทยไปจีนยังต้องผ่านกงสุลไทยและสถานทูตจีน (ปักกิ่งไม่มีสำนักรับรองที่ไทย, ใช้สถานทูตจีนกรุงเทพฯ ถนนรัชดา) เพราะไทยไม่เป็นภาคี เอกสารต้องแปลจีน (简体中文) โดยหน่วยงานที่จีนยอมรับ พร้อมประทับตราแดง 翻译专用章 ของบริษัทแปลที่จดทะเบียนกับ AIC

ทำงานในจีนต้องได้ Work Permit Notice จาก SAFEA (State Administration of Foreign Experts Affairs) หรือ Bureau of Foreign Experts ก่อน ผู้สมัครแบ่ง 3 ระดับ (Category A/B/C) โดย A คือผู้เชี่ยวชาญระดับสูง เอกสารประกอบ: ปริญญาบัตร (ต้องผ่าน CSCSE degree verification สำหรับวุฒิต่างประเทศ), ประสบการณ์ทำงาน 2 ปีขึ้นไป (ยกเว้น B-degree holder อายุ ≤40), ประวัติอาชญากรรม, ตรวจสุขภาพตามแบบฟอร์ม 境外人员体格检查记录 เมื่อได้ Notice แล้วยื่นขอ Z Visa ที่สถานทูตจีนกรุงเทพฯ ภายใน 3 เดือน

Q1 คือครอบครัวของพลเมืองจีน/PR อยู่ยาว Q2 เยี่ยม ≤180 วัน ต้องยื่นทะเบียนสมรสไทยที่รับรองครบชั้น พร้อมคำแปลจีน สถานทูตจีนใน Bangkok ใช้ระบบ COVA (China Online Visa Application) ตั้งแต่ 2019 หลังเข้าจีนต้องเปลี่ยนเป็น Residence Permit ที่ PSB Exit-Entry Administration ภายใน 30 วัน สำหรับการสมรสในจีนต้องยื่นที่ Marriage Registration Office ระดับ province ต้องมีใบรับรองโสด (ทำที่ Notary ไทย + กงสุล + สถานทูตจีน) และคำแปลจีนล่าสุด

CSCSE (Chinese Service Center for Scholarly Exchange) เป็นหน่วยที่กระทรวงศึกษาจีนกำหนดให้ตรวจสอบวุฒิต่างประเทศ ยื่นออนไลน์ผ่าน zwfw.cscse.edu.cn ใช้เวลาปกติ 20 วันทำการ ผลออกเป็น 国外学历学位认证书 พร้อม QR code สำหรับสมัครงานหรือเรียนต่อในจีนต้องมีเอกสารนี้ นักเรียนวีซ่า X1/X2 ต้องมี JW201/JW202 form จากสถาบัน และหลายมหาวิทยาลัยขอ HSK Level 4-6 เราจัดคำแปลปริญญาและทรานสคริปต์ให้ใช้กับทั้ง CSCSE และมหาวิทยาลัยได้

คำแปลรับรอง (certified translation) ที่ปลายทางยอมรับต้องมีองค์ประกอบครบ 4 ส่วนคือ (1) คำประกาศความถูกต้องของผู้แปล (translator's declaration) (2) ลายเซ็นและวันที่ (3) ชื่อ ที่อยู่ และเลขที่สมาชิกวิชาชีพ (หากมี) (4) ตราประทับสำนักงานแปล ทีมของเราจัดฟอร์แมตให้ตรงตามที่หน่วยงานตรวจคนเข้าเมือง, ทะเบียนสถานะบุคคล และมหาวิทยาลัยปลายทางใช้จริงในปีล่าสุด

การเลือกใช้ทะเบียนต้นฉบับให้เหมาะสมสำคัญไม่แพ้การแปล เช่น สูติบัตรควรใช้ฉบับเต็ม (ทร.19 หรือ ทร.20) แทนฉบับย่อ ทะเบียนสมรสควรใช้ คร.2 พร้อมบันทึกฐานะแห่งครอบครัว (คร.22) หากมี ใบเปลี่ยนชื่อ-สกุลควรออกใหม่ให้อายุไม่เกิน 6 เดือน เพื่อให้ปลายทางไม่ตั้งข้อสงสัยเรื่องความสดของเอกสาร

เอกสารทางการเงินและธุรกิจ เช่น statement บัญชีธนาคาร, หนังสือรับรองเงินเดือน, งบการเงิน, หนังสือรับรองบริษัท จากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าต้องออกใหม่ภายใน 3 เดือน และมีตราประทับพร้อมลายเซ็นของกรรมการผู้มีอำนาจ เราเก็บ template การจัดชุดเอกสารสำหรับแต่ละสถานทูตและแต่ละประเภทวีซ่าไว้เพื่อความรวดเร็ว

ประเทศไทยลงนามเข้าเป็นภาคีอนุสัญญา Apostille (Hague Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents) เมื่อวันที่ 25 มิถุนายน 2024 และอนุสัญญามีผลบังคับใช้กับไทยตั้งแต่วันที่ 14 ธันวาคม 2024 ทำให้เอกสารราชการไทยสามารถใช้ในประเทศภาคีอื่น 126 ประเทศได้โดยไม่ต้องผ่านสถานทูตปลายทางอีกต่อไป

อย่างไรก็ตามยังมีข้อยกเว้นที่ทำให้บาง route ต้องใช้ chain legalization เดิม เช่น เอกสารที่ออกก่อน 14 ธันวาคม 2024 บางประเภท, เอกสารจากภาคเอกชนที่ไม่ผ่านการรับรองลายมือชื่อจาก notary public, หรือประเทศที่ไทยหรือประเทศนั้นยื่นคัดค้าน (objection) ทีมกฎหมายของเราติดตามสถานะภาคีและข้อคัดค้านอัพเดตทุกเดือน

Apostille ที่ออกโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ ไทย มีอายุการยอมรับที่ปลายทางตามแต่หน่วยงาน โดยทั่วไปเอกสารประเภทสถานะบุคคล (สูติบัตร, ทะเบียนสมรส) มักถูกขอให้ออกใหม่หากเก่ากว่า 6 เดือน เอกสารธุรกิจมักไม่เกิน 3 เดือน ควรวางแผน timeline ให้ Apostille ออกภายในกรอบเวลาที่หน่วยงานปลายทางกำหนด

timeline มาตรฐานที่เราใช้ในการวางแผนคือ: ขอเอกสารทะเบียนใหม่จากอำเภอ 1-3 วันทำการ, แปลรับรองภาษาปลายทาง 3-5 วันทำการ, รับรอง notary public 1 วัน, Apostille กรมการกงสุลแบบปกติ 2 วันทำการ (ด่วน 1 วัน), consular legalization ที่สถานทูตปลายทาง 5-15 วันทำการขึ้นอยู่กับประเทศ รวม end-to-end ประมาณ 10-25 วันทำการ

ในกรณีเร่งด่วน (rush service) เราสามารถบีบ timeline เหลือ 5-7 วันทำการ โดยใช้บริการรับส่งเอกสาร messenger, จองคิว MFA แบบด่วน, และจัดส่งไปสถานทูตด้วยรถส่งของเราเอง แต่ต้องแลกกับค่าธรรมเนียมพิเศษ เราจะแจ้งค่าใช้จ่ายทั้งหมดล่วงหน้าก่อนเริ่มงาน เพื่อให้ลูกค้าตัดสินใจได้

การวางแผน timeline ที่ดีต้องคำนึงถึงวันหยุดราชการไทยและวันหยุดของประเทศปลายทาง เช่น สถานทูตยุโรปหลายแห่งปิดยาวช่วงกลางเดือนสิงหาคม สถานทูตจีนปิดช่วงตรุษจีนและวันชาติ 1-7 ตุลาคม สถานทูตญี่ปุ่นปิดช่วง Golden Week ปลายเมษายน-ต้นพฤษภาคม ทีมของเราเก็บปฏิทินวันหยุดสถานทูตทุกแห่งไว้เพื่อวางแผนล่วงหน้า